Assistenz (m/​w/​d) im Office Management

Intro

Wir suchen für unser Team am Standort Düsseldorf zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine engagierte Verstärkung als Assistenz (m/w/d) im Office Management in Vollzeit (40 Stunden).

Your tasks

• Unterstützung der Office Managerin bei der Organisation und Steuerung der Unternehmensabläufe im Bereich Empfang und Konferenz an den Standorten in Düsseldorf und München sowie im Talent Hub in Berlin
• Unterstützung bei der Umsetzung von Projekten im Office Management-Bereich
• Mitwirkung bei der gesamten Büroorganisation, einschließlich Raumplanung und -ausstattung, Bestellwesen, Rechnungskontrolle, Arbeitssicherheit, Zutrittskarten und Barkassenführung
• Unterstützung bei der Planung und Organisation von Mandantenveranstaltungen und internen Events
• Einsatz- und Urlaubsplanung des Empfangsteams sowie studentischer Aushilfen
• Koordination externer Dienstleister wie Facility Management, Lieferanten, Techniker und Monteure
• Übernahme von Vertretungen bei Krankheit oder Urlaub sowie gegebenenfalls Unterstützung bei Bedarf am Empfang

Your Profile

• Erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung im Hotelfach, eine kaufmännischen Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Erfahrung im Office Management, am Empfang oder als Assistenz
• Stark ausgeprägte Dienstleistungsmentalität und professioneller Umgang mit allen internen und externen Ansprechpartnern 
• Spaß an der Zusammenarbeit im Team
• Fähigkeit, präzise und adressatengerecht zu kommunizieren, sowohl intern als auch extern
• Zuverlässige Arbeitsweise mit hohem Qualitätsanspruch
• Confident handling of the MS Office package 
• Very good German and good English skills, both written and spoken

Our offer

• Einarbeitungskonzept „on the job“ mit erfahrenen Kolleginnen und Kollegen aus dem Business Services Team sowie der Office Managerin
• Feedback-Kultur u.a. Probezeit- und Jahresgespräch 
• Participation in the ARQIS Academy training program and individual advancement by arrangement
• Modernes Büro im Herzen der Düsseldorfer Innenstadt in direkter Nähe zur Kö
• Wöchentliches Lauf- und Fitnesstraining mit Personal Trainer sowie Social Events (u.a. Weihnachtsfeier, Betriebsausflug)
• Ein büroeigener Tiefgaragenstellplatz oder Firmen- / Deutschlandticket - kostenfrei und auch zur privaten Nutzung 
• Große Auswahl an Gratisgetränken