Hinweisgeber-systeme

Compliance-Line by ARQIS

Neue Pflichten und Anforderungen für Unternehmen

Mit der EU-Whistleblowing-Richtlinie und dem Hinweisgeberschutzgesetz in Deutschland wird die Einführung eines Hinweisgebersystems (auch Whistleblowing-System, WBS) gesetzlich verpflichtend: seit Juli 2023 im ersten Schritt für alle Beschäftigungsgeber mit mehr als 250 Mitarbeitern und ab Dezember 2023 für alle Beschäftigungsgeber mit mehr als 50 Mitarbeitern.

Vorteile

Hinweisgebersysteme sind ein Kernelement des Compliance Managements (ISO 37301) und ein wichtiger Baustein guter Unternehmensführung.

Organisationen können schnell und direkt auf Missstände reagieren und negative Folgen im eigenen Geschäftsbereich und in der Lieferkette frühzeitig abwenden.

Das interne Hinweisgebersystem dient Mitarbeitern, Geschäftspartnern, Kunden und weiteren Stakeholdern dabei als zentrale Anlaufstelle, um auf Fehlverhalten oder Unregelmäßigkeiten hinzuweisen.

Gesetzliche Anforderungen

Was muss ein Hinweisgebersystem leisten

Internes Meldesystem

Hinweise müssen in mündlicher oder schriftlicher Form möglich sein. Auch ein persönliches Treffen mit dem Hinweisgeber muss auf dessen Wunsch ermöglicht werden.

Identitätsschutz

Die Vertraulichkeit der Identität des Hinweisgebers und von Dritten, die in der Meldung erwähnt werden, muss gewahrt sein.

Reaktionsfristen

Der Hinweisgeber muss innerhalb von 7 Tagen nach der Meldung eine Eingangsbestätigung erhalten. Nach ca. 3-4 Monaten muss eine Rückmeldung zum Bearbeitungsstand erfolgen.

Unabhängige Bearbeitung

Hinweise müssen von einer unparteiischen Person oder Abteilung im Unternehmen entgegengenommen und bearbeitet werden. Das Unternehmen kann Externe beauftragen, sofern Unabhängigkeit und Vertraulichkeit, Datenschutz und Geheimhaltung gewährleistet sind.

Datenschutz- und Arbeitsrecht-konform

Die DSGVO und betriebliche Mitbestimmungsrechte müssen bei Einrichtung und Betrieb des Hinweisgebersystems beachtet werden.

In der Praxis

Digitale Whistleblowing-Systeme anwaltlich betreut

Digitale Whistleblowing-Systeme sind Online-Plattformen, die speziell für die Hinweisgabe in Unternehmen entwickelt werden. Sie können komplett unabhängig von der IT-Infrastruktur eines Unternehmens betrieben werden (Cloud-Service).

Ein WBS kann in ein vorhandenes Compliance-Management-System eingebunden werden. Sowohl bei der Implementierung als auch im Betrieb müssen gesetzliche Anforderungen erfüllt werden. Dazu gehören eine datenschutzrechtliche Dokumentation und arbeitsrechtliche Mitbestimmung.

Durch den externen juristischen Betrieb des internen Hinweisgebersystems sind alle diese gesetzlichen Anforderungen voll abgedeckt. Fälle werden vertraulich und rechtssicher bearbeitet. Unsere Experten sind geschult im Umgang mit Hinweisgebern und können Hinweise direkt juristisch validieren. Wenn aus einem Hinweis ein Fall wird, kann nahtlos die erforderliche interne Untersuchung eingeleitet und durch uns begleitet werden.

Unser Beratungsangebot

Compliance-Line by ARQIS

Effizientes vollständiges Outsourcing des Themas Whistleblowing in Ihrem Unternehmen
Full-Service-Paket und Einzelberatung für Ihr Hinweisgebersystem: Planung und Konzeption, Roll-out, Betrieb und Folgemaßnahmen
Auswahl und Einrichtung des passenden Systems und Dienstleisters
Nahtlose Integration des Hinweisgebersystems in Ihre internen Abläufe und Unternehmens-IT
Rechtssichere vertrauliche Fallbearbeitung durch anwaltliche Betreuung des Hinweisgebersystems
Beachtung aller Anforderungen der EU-Whistleblowing-Richtlinie, von Datenschutz (DSGVO und BDSG) und Arbeitsrecht
Fristenmanagement der gesetzlichen Reaktions- und Bearbeitungsfristen
Zentrale Anlaufstelle für Mitarbeiter und Stakeholder, um auf Fehlverhalten und Unregelmäßigkeiten hinzuweisen
Gewährleistung der gesetzlich geforderten unabhängigen Hinweisbearbeitung
Umfassende rechtliche Validierung eingehender Hinweise durch erfahrene Compliance-Rechtsanwälte
Kompetente Beratung zu erforderlichen Folgemaßnahmen
Maßgeschneiderte Berichte und Statistiken

UNSER HINWEISGEBER-PROZESS

Wir kennen die gängigen digitalen Hinweisgebersysteme und unterstützen unabhängig, flexibel und interdisziplinär bei allen Phasen von Auswahl bis Implementierung und Fallbearbeitung.

Die anwaltliche Betreuung des Hinweisgebersystems gewährleistet eine rechtssichere und vertrauliche Fallbearbeitung unter Beachtung der Anforderungen aus der EU Whistleblowing Richtlinie und dem Lieferkettengesetz sowie aus Arbeitsrecht und Datenschutz (DSGVO).

24/7 Erreichbarkeit per ComplianceLine
kurze Reaktionszeit
rechtssichere anwaltliche Bearbeitung
geschulter Umgang mit Hinweisgebern
umfassende Fallbegleitung
Folgemaßnahmen und interne Untersuchungen
arbeitsrechtliche Absicherung
revisionssichere Dokumentation
vorstandsfähiges Reporting

SIE HABEN NOCH FRAGEN?

Schreiben Sie uns gerne, ob zum Thema Hinweisgebersysteme oder unserem Compliance-Angebot allgemein.

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