Elektronische Signaturen im Arbeitsrecht – Vorsicht ist besser denn Nachsicht! Denn nicht alle Anbieter von qualifizierten elektronischen Signaturen (QES) erfüllen die notwendigen Anforderungen!

Das deutsche Arbeitsrecht fordert sie für bestimmte Angelegenheiten auch heute noch, die gute alte Schriftform. Das bedeutet nach § 126 BGB

• eine handschriftliche Unterschrift oder
• ein notariell beglaubigtes Handzeichen und
• die Übergabe des Originaldokuments.
• Der Ersatz durch eine elektronische Signatur ist nur dann möglich, wenn dies im Gesetz nicht ausdrücklich anders geregelt ist.

Gerade im Zusammenhang mit modernen Arbeitsformen und Veränderungen und Modernisierungen der gesamten HR-Arbeit machen Arbeitgeber von der Möglichkeit der elektronischen Signatur zunehmend Gebrauch. In Kombination mit der EPersonalakte ist dies sogar alternativlos.

Hierbei ist aber Vorsicht geboten. Das hat das Arbeitsgericht Berlin mit seinem Urteil vom 28.09.2021 (36 Ca 15296/20, PM: Arbeitsgericht Berlin) noch einmal deutlich gemacht. So hat das Arbeitsgericht im Zusammenhang mit einem befristeten Arbeitsvertrag, der nach § 14 Abs. 4 TzBfG der Schriftform bedarf, entschieden:

• Für eine qualifizierte elektronische Signatur ist eine Zertifizierung des genutzten Systems erforderlich.
• Für die Zertifizierung zuständig ist die Bundesnetzagentur.
• Ohne Zertifizierung handelt es sich nicht um eine QES, die die Schriftform ersetzen kann.
• Mangels Einhaltung der Schriftform ist die Befristung unwirksam.
• Der Arbeitsvertrag gilt als auf unbestimmte Zeit geschlossen.

Arbeitgeber sind daher gut beraten, die von Ihnen verwendeten Systeme zur elektronischen Signatur noch einmal auf die erforderliche Zertifizierung zu prüfen. Auch bei der Einführung neuer Systeme sollte dies bei der Auswahlentscheidung mit berücksichtigt werden. Natürlich sind dabei auch Mitbestimmung und Datenschutz im Auge zu behalten. Benötigen Sie dabei Unterstützung? Sprechen Sie uns gerne an: Arbeitsrecht, Mitbestimmung & Datenschutz aus einer Hand.

WICHTIG: Für Kündigungen und Aufhebungsverträge ist im Arbeitsrecht die elektronische Form ausdrücklich ausgeschlossen (§ 623 BGB). Hier bleibt es dabei, dass diese von Hand unterschrieben und im Original zugestellt werden müssen.

Autorin: Lisa-Marie Niklas